Mit § 45c des Aufenthaltsgesetzes hat der Gesetzgeber ab dem 1. Januar 2026 eine neue, ausdrücklich normierte Hinweispflicht für Arbeitgeber eingeführt, die Arbeitskräfte aus Drittstaaten anwerben. Arbeitgeber müssen diese Arbeitnehmer künftig spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Textform darüber informieren, dass sie staatliche Informations- und Beratungsangebote zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen in Anspruch nehmen können..

Zudem müssen sie den Arbeitnehmern mindestens die aktuellen Kontaktdaten der zuständigen Beratungsstelle mitteilen. Die Regelung knüpft unmittelbar an den Abschluss eines Arbeitsvertrags an und macht deutlich, dass die Anwerbung aus dem Ausland nicht nur eine personalwirtschaftliche, sondern auch eine rechtlich relevante Organisationsaufgabe ist.

In diesem Beitrag informiert Rechtsanwalt und Fachanwalt für Migrationsrecht Björn Maibaum über die neue Hinweispflicht gemäß § 45c AufenthG, die ab dem 1. Januar 2026 für Arbeitgeber gilt. Er erläutert, wen die Regelung betrifft, warum der Gesetzgeber sie eingeführt hat und wie Unternehmen sie mit standardisierten Onboarding-Prozessen und sauberer Dokumentation praxistauglich umsetzen können.

Welche neuen Pflichten treffen Arbeitgeber durch § 45c AufenthG ab 2026?

Mit § 45c AufenthG führt der Gesetzgeber erstmals eine ausdrückliche Informationspflicht für Arbeitgeber bei der Anwerbung von Arbeitskräften aus dem Ausland ein. Die Vorschrift lautet:

§ 45c AufenthG: Informationspflicht bei Anwerbung aus dem Ausland

Satz 1: Schließt ein Arbeitgeber mit Sitz im Bundesgebiet mit einem Drittstaatsangehörigen mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt im Ausland einen Arbeitsvertrag zur Arbeitsleistung im Inland, hat er den Drittstaatsangehörigen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Textform auf die Möglichkeit einer Information oder Beratung nach § 45b Absatz 1 Satz 1 und 2 [AufenthG] hinzuweisen.

Satz 2: Er hat dabei zumindest die aktuellen Kontaktdaten der vom Arbeitsplatz nächstgelegenen Beratungsstelle anzugeben.

Satz 3: Die Hinweispflicht des Arbeitgebers entfällt bei einer grenzüberschreitenden Vermittlung im Sinne des § 299 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch.

Aufenthaltsrecht als Teil unternehmerischer Verantwortung

Die Beschäftigung ausländischer Fachkräfte ist für viele Unternehmen längst gelebte Realität. In zahlreichen Branchen ist die Gewinnung von qualifiziertem Personal aus Drittstaaten nicht mehr die Ausnahme, sondern ein zentraler Bestandteil der Personalstrategie. Parallel dazu hat der Gesetzgeber das Aufenthaltsrecht in den vergangenen Jahren mehrfach reformiert und dabei nicht nur den Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt erleichtert, sondern auch die Pflichten der beteiligten Akteure neu verteilt. Arbeitgeber rücken dabei zunehmend in den Fokus.

Mit dem neuen § 45c Aufenthaltsgesetz wird diese Entwicklung konsequent fortgeführt. Ab dem 1. Januar 2026 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bestimmte aus dem Ausland angeworbene Arbeitnehmer aktiv auf bestehende Informations- und Beratungsangebote hinzuweisen. Damit wird erstmals eine aufenthaltsrechtlich relevante Hinweispflicht, die unmittelbar an den Abschluss eines Arbeitsvertrags anknüpft, ausdrücklich normiert.

Gesetzgeber reagiert auf Informationsdefizite ausländischer Arbeitnehmer

Hintergrund der Neuregelung ist die Erkenntnis, dass viele Drittstaatsangehörige beim Eintritt in den deutschen Arbeitsmarkt nur unzureichende Kenntnisse über ihre arbeits- und sozialrechtliche Situation besitzen. Häufig bestehen Unsicherheiten über Rechte und Pflichten im Beschäftigungsverhältnis (z.B. Urlaubsansprüche, zur Kündigung bzw. Beendigung von Arbeitsverhältnissen, Verfall von Arbeitsentgelt), über sozialversicherungsrechtliche Fragen (z.B. zum Arbeitslosengeld) oder über die aufenthaltsrechtlichen Konsequenzen bestimmter Veränderungen im Arbeitsverhältnis. Diese Informationsdefizite können nicht nur zu individuellen Nachteilen führen, sondern auch strukturelle Risiken für Arbeitgeber begründen.

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Arbeitgeber in einer Schlüsselposition stehen, um den Zugang zu verlässlichen Informationen zu eröffnen. Sie sind in der Regel die erste inländische Kontaktstelle für aus dem Ausland angeworbene Arbeitnehmer und können unmittelbar auf den Zeitpunkt und die Form der Information Einfluss nehmen. Genau an dieser Schnittstelle knüpft § 45c AufenthG an und verpflichtet Arbeitgeber dazu, auf bestehende staatlich organisierte Beratungsangebote hinzuweisen, ohne ihnen jedoch die Rolle eines Rechtsberaters zuzuweisen.

Neue Hinweispflicht statt Rechtsberatung

Wichtig ist die klare Einordnung dieser neuen Regelung. Arbeitgeber werden nicht dazu verpflichtet, selbst rechtliche Auskünfte zu erteilen oder individuelle arbeits-, sozial- oder aufenthaltsrechtliche Bewertungen vorzunehmen. Die Verantwortung für die inhaltliche Beratung liegt weiterhin bei speziell eingerichteten Stellen. Die Pflicht des Arbeitgebers beschränkt sich darauf, den Arbeitnehmer auf diese Möglichkeiten hinzuweisen und ihm den Zugang zu den entsprechenden Informationen zu eröffnen.

Gerade diese Differenzierung ist für die Praxis von erheblicher Bedeutung. Ziel der Neuregelung ist es nicht, Arbeitgeber mit zusätzlichen rechtlichen Prüfpflichten zu belasten, sondern sicherzustellen, dass ausländische Arbeitnehmer frühzeitig von bestehenden Unterstützungsangeboten erfahren. Gleichzeitig steigt jedoch die formale Verantwortung der Unternehmen, diesen Hinweis rechtzeitig und nachweisbar zu erteilen.

Warum sich Arbeitgeber frühzeitig mit § 45c AufenthG befassen sollten

Auch wenn die neue Hinweispflicht erst zum 1. Januar 2026 in Kraft tritt, ist eine frühzeitige Auseinandersetzung dringend zu empfehlen. Die Vorschrift ist klar formuliert und lässt nur wenig Spielraum bei der Frage, ob und wann ein Hinweis zu erfolgen hat. Unternehmen, die regelmäßig Fachkräfte aus dem Ausland rekrutieren, müssen ihre Recruiting- und Onboarding-Prozesse anpassen, um die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.

Zugleich zeigt die Einführung des § 45c AufenthG deutlich, dass das Aufenthaltsrecht zunehmend als Teil unternehmerischer Compliance verstanden wird. Wer sich rechtzeitig vorbereitet, minimiert nicht nur rechtliche Risiken, sondern schafft auch klare und transparente Strukturen im Umgang mit ausländischen Arbeitnehmern.

Warum wurde § 45c AufenthG eingeführt und was ist der gesetzliche Hintergrund der Hinweispflicht?

Die Einführung des § 45c AufenthG ist Teil eines grundlegenden Perspektivwechsels im deutschen Aufenthaltsrecht. Der Gesetzgeber geht inzwischen davon aus, dass die Zuwanderung von Arbeitskräften aus Drittstaaten kein vorübergehendes Phänomen ist, sondern dauerhaft zur Stabilisierung des Arbeitsmarktes erforderlich bleibt. Entsprechend wurde das Aufenthaltsrecht in den letzten Jahren nicht nur liberalisiert, sondern auch systematisch weiterentwickelt. Dabei steht zunehmend die Frage im Mittelpunkt, wie ausländische Arbeitnehmer rechtssicher, informiert und nachhaltig in den deutschen Arbeitsmarkt integriert werden können.

Ein zentrales Problem in der Praxis besteht darin, dass Drittstaatsangehörige beim Eintritt in ein Beschäftigungsverhältnis häufig nur eingeschränkte Kenntnisse über das deutsche Arbeits- und Sozialrecht besitzen. Dies betrifft insbesondere Fragen zu Arbeitsbedingungen, Kündigungsschutz, Sozialversicherung oder den aufenthaltsrechtlichen Folgen eines Arbeitsplatzwechsels oder einer Kündigung. Der Gesetzgeber sieht hierin ein strukturelles Risiko für die betroffenen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die ungewollt in rechtliche Grauzonen geraten können.

Staatliche Beratungsangebote als Kerninstrument der Integration

Vor diesem Hintergrund hat der Gesetzgeber bundesweit organisierte Informations- und Beratungsangebote geschaffen, die speziell auf arbeits- und sozialrechtliche Fragestellungen von Drittstaatsangehörigen zugeschnitten sind. Diese Angebote sollen niedrigschwellig, unentgeltlich und möglichst frühzeitig erreichbar sein. Ziel ist es, ausländische Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, ihre Rechte und Pflichten im Beschäftigungsverhältnis zu verstehen und wahrzunehmen.

Diese staatlichen Beratungsstrukturen richten sich sowohl an Personen, die bereits in Deutschland arbeiten oder eine Beschäftigung suchen, als auch an Arbeitskräfte, die sich noch im Ausland befinden und eine Tätigkeit im Bundesgebiet aufnehmen möchten. Der Beratungsansatz wird somit bewusst vor die eigentliche Arbeitsaufnahme verlagert, um typische Informationsdefizite bereits im Vorfeld abzubauen.

§ 45c AufenthG bildet das verbindende Element zwischen Staat und Arbeitgeber.

Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz und weitere Gesetzesreformen der letzten Jahre haben Visum- und Aufenthaltserlaubnisse vereinfacht, sodass gleichzeitig Schutzmechanismen gegen Ausbeutung notwendig wurden. § 45b Abs. 1 AufenthG schreibt daher eine bundesweit zugängliche Beratungsmöglichkeit zu Themen wie Arbeitsverträgen, Löhnen, Kündigungsschutz und Sozialleistungen vor. Die Einführung von § 45c AufenthG trägt dem Umstand Rechnung, dass die Existenz staatlicher Beratungsangebote allein nicht ausreicht, wenn diese Angebote die Zielgruppe faktisch nicht erreichen.

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Arbeitgeber eine Schlüsselrolle bei der Vermittlung dieser Informationen einnehmen. Sie stehen regelmäßig in direktem Kontakt mit den aus dem Ausland angeworbenen Arbeitnehmern und bestimmen maßgeblich den Zeitpunkt des Arbeitsbeginns. Daher müssen Arbeitgeber nach § 45c Satz 1 AufenthG ab 2026 spätestens am ersten Arbeitstag die Kontaktdaten der nächstgelegenen Stelle in Textform an ihre neuen Mitarbeiter mitteilen.

§ 45c AufenthG verpflichtet Arbeitgeber allerdings nicht zur eigenen Beratung, sondern dazu, den Zugang zu bestehenden Angeboten sicherzustellen. Die Norm fungiert somit als verbindendes Element zwischen staatlichen Informationsstrukturen und der betrieblichen Praxis. Arbeitgeber werden in die Pflicht genommen, den ersten Impuls zur Information zu setzen, ohne selbst in die Rolle einer beratenden Instanz zu geraten.

Schutzfunktion und Risikominimierung für alle Beteiligten

Die gesetzliche Hinweispflicht verfolgt mehrere Schutzrichtungen zugleich. Ausländische Arbeitnehmer sollen vor Ausbeutung, Benachteiligung und Fehlentscheidungen geschützt werden, die aus mangelnder Rechtskenntnis resultieren können. Gleichzeitig dient die Regelung auch dem Schutz inländischer Beschäftigter, indem sie unfairen Wettbewerb und Lohndumping vorbeugt.

Für Arbeitgeber schafft § 45c AufenthG eine klare gesetzliche Leitplanke. Durch die normierte Hinweispflicht wird deutlich, welche Verantwortung Unternehmen im Rahmen der Anwerbung aus dem Ausland tragen und wo diese Verantwortung endet. Wer den gesetzlich geforderten Hinweis ordnungsgemäß erteilt, reduziert das Risiko, später mit dem Vorwurf konfrontiert zu werden, aufenthaltsrechtliche oder arbeitsrechtliche Problemlagen seien billigend in Kauf genommen worden.

Einordnung in die zunehmende Compliance-Relevanz des Aufenthaltsrechts

Mit § 45c AufenthG wird das Aufenthaltsrecht endgültig zu einem festen Bestandteil unternehmerischer Compliance. Die Norm macht deutlich, dass die rechtssichere Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer nicht allein durch die Vorlage eines Aufenthaltstitels gewährleistet ist, sondern auch organisatorische Pflichten im Unternehmen auslöst.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass aufenthaltsrechtliche Fragen künftig noch stärker mit Personalprozessen, der Anwerbung von Fachkräften aus dem Ausland, Onboarding-Strukturen und internen Dokumentationspflichten verzahnt werden müssen. § 45c AufenthG ist somit weniger als isolierte Einzelvorschrift zu verstehen, sondern als Ausdruck eines umfassenderen Regelungskonzepts, das auf Transparenz, Prävention und frühzeitige Information setzt.

Für welche Arbeitgeber und Arbeitnehmer gilt die Hinweispflicht nach § 45c AufenthG?

Die Hinweispflicht nach § 45c AufenthG richtet sich an Arbeitgeber mit Sitz im Bundesgebiet, die Arbeitsverträge mit Drittstaatsangehörigen schließen. Maßgeblich sind dabei weder die Größe des Unternehmens noch die Branche, in der es tätig ist. Entscheidend ist allein, dass ein inländischer Arbeitgeber eine Person aus einem Drittstaat zur Arbeitsleistung im Inland beschäftigt. Somit erfasst die Regelung sowohl große Unternehmen als auch kleine und mittlere Betriebe, Start-ups und Handwerksunternehmen.

Auch die Art der Arbeitsverhältnisse spielt für die Anwendbarkeit der Norm keine Rolle. Die Hinweispflicht besteht unabhängig davon, ob es sich um ein unbefristetes oder befristetes Arbeitsverhältnis, eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle oder die Einstellung einer qualifizierten Fachkraft oder sonstigen Arbeitskraft handelt. Unternehmen können sich daher nicht darauf berufen, dass es sich lediglich um eine kurzfristige oder untergeordnete Beschäftigung handelt.

Drittstaatsangehörige mit Wohnsitz im Ausland als geschützte Zielgruppe

Auf Arbeitnehmerseite erfasst § 45c AufenthG ausschließlich Drittstaatsangehörige, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Ausland haben und für eine Beschäftigung nach Deutschland kommen. Der Gesetzgeber knüpft damit bewusst an den Zeitpunkt der Anwerbung aus dem Ausland an. Personen, die sich bereits rechtmäßig im Bundesgebiet aufhalten und hier einen neuen Arbeitsvertrag schließen, fallen grundsätzlich nicht in den Anwendungsbereich dieser Vorschrift.

Der Fokus liegt auf Arbeitnehmern, die sich vor Aufnahme der Beschäftigung noch außerhalb Deutschlands befinden und daher typischerweise einen besonders hohen Informationsbedarf haben. Gerade in dieser Phase bestehen häufig Unsicherheiten über arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen, sozialversicherungsrechtliche Pflichten und die praktische Ausgestaltung des Beschäftigungsverhältnisses im deutschen Rechtssystem.

Abgrenzung zu EU-Bürgern und gleichgestellten Personengruppen

Nicht erfasst sind Staatsangehörige der Europäischen Union, des EWR-Raums sowie gleichgestellte Personengruppen, die kraft unionsrechtlicher Freizügigkeit oder besonderer Rechtsstellung Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt haben. Für diese Personen bestehen regelmäßig andere Informationsstrukturen und das Risiko aufenthaltsrechtlicher Fehlvorstellungen ist geringer.

Die gesetzliche Hinweispflicht konzentriert sich somit gezielt auf Drittstaatsangehörige, bei denen Aufenthaltsrecht, Arbeitsrecht und Sozialrecht besonders eng miteinander verzahnt sind und Fehlentscheidungen erhebliche rechtliche Folgen haben können. Diese bewusste Beschränkung verdeutlicht den Schutzcharakter der Norm und ihre Ausrichtung auf besonders informationsbedürftige Arbeitnehmer.

Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme als entscheidender Anknüpfungspunkt

§ 45c AufenthG knüpft die Hinweispflicht zeitlich an den Beginn der Arbeitsleistung im Inland an. Der Arbeitgeber muss den Hinweis spätestens am ersten Tag der Arbeitsaufnahme erteilen. Damit soll sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer frühzeitig Kenntnis von bestehenden Beratungsangeboten erhält und diese gegebenenfalls noch in der Anfangsphase des Beschäftigungsverhältnisses nutzen kann.

In der Praxis spricht vieles dafür, den Hinweis bereits vor Arbeitsbeginn oder im Rahmen des Onboardings zu erteilen. Dies ändert jedoch nichts daran, dass der gesetzliche Mindeststandard spätestens mit Aufnahme der Tätigkeit erfüllt sein muss. Arbeitgeber sollten diesen Zeitpunkt daher organisatorisch fest einplanen.

Wann die Hinweispflicht des Arbeitgebers ausnahmsweise entfällt

Die Hinweispflicht nach § 45c AufenthG entfällt, wenn die Anwerbung des Arbeitnehmers im Rahmen einer grenzüberschreitenden Vermittlung erfolgt und bereits eine entsprechende Informationspflicht durch eine vermittelnde Stelle wie die Agentur für Arbeit erfüllt wurde. In diesen Fällen geht der Gesetzgeber davon aus, dass der Arbeitnehmer bereits ausreichend informiert wurde und ein zusätzlicher Hinweis durch den Arbeitgeber nicht erforderlich ist.

Für Arbeitgeber ist es jedoch wichtig, diese Ausnahme sorgfältig zu prüfen. In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, den Hinweis dennoch zu erteilen und zu dokumentieren, um rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden. Die Norm ist bewusst eng gefasst und lässt nur begrenzt Ausnahmen zu.

Welche Folgen drohen Arbeitgebern bei Verstößen gegen § 45c AufenthG?

Die Hinweispflicht nach § 45c AufenthG ist keine bloße Ordnungsvorschrift, sondern eine verbindliche gesetzliche Verpflichtung. Arbeitgeber, die den erforderlichen Hinweis nicht, nicht rechtzeitig oder nicht in der vorgeschriebenen Form erteilen, handeln rechtswidrig. Auch wenn die Norm selbst keine detaillierten Sanktionsregelungen enthält, ist sie in das bestehende System des Aufenthaltsrechts eingebettet und entfaltet dort erhebliche rechtliche Wirkung.

Ein Verstoß kann insbesondere im Rahmen behördlicher Prüfungen relevant werden. Aufenthaltsrechtlichen Kontrollen und Prüfungen durch den Zoll oder andere zuständige Stellen berücksichtigen zunehmend auch die organisatorischen Pflichten von Arbeitgebern. Die fehlende oder unzureichende Erfüllung der Hinweispflicht kann dabei als ordnungswidriges Verhalten gewertet werden und entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen.

Bußgelder und mittelbare Haftungsrisiken

Für Arbeitgeber besteht das Risiko, dass Verstöße gegen § 45c AufenthG mit Bußgeldern geahndet werden, auch wenn diese nicht explizit vorgesehen sind. Darüber hinaus können sich mittelbare Haftungsrisiken ergeben, etwa wenn infolge unterlassener Hinweise aufenthaltsrechtliche Probleme beim Arbeitnehmer entstehen, die zu einer unzulässigen Beschäftigung führen. In solchen Konstellationen rückt der Arbeitgeber schnell in den Fokus behördlicher Ermittlungen.

Besonders problematisch ist, dass sich die Frage der Pflichtverletzung häufig erst im Nachhinein stellt. Kommt es zu aufenthaltsrechtlichen Unklarheiten oder behördlichen Maßnahmen gegen den Arbeitnehmer, wird regelmäßig geprüft, ob der Arbeitgeber seinen Informationspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. Eine fehlende Dokumentation kann dann erhebliche Nachteile mit sich bringen.

Beweislast und Dokumentation als zentrale Risikofaktoren

In der praktischen Umsetzung stellen weniger die Informationen selbst, sondern vielmehr dessen Nachweis das größte Risiko dar. Arbeitgeber müssen im Zweifel belegen können, dass sie den gesetzlich geforderten Hinweis rechtzeitig und in Textform erteilt haben. Gelingt dieser Nachweis nicht, spricht vieles dafür, dass ein Verstoß angenommen wird.

Vor diesem Hintergrund kommt der Dokumentation eine zentrale Bedeutung zu. Nur wer den Hinweis standardisiert erteilt und nachvollziehbar in der Personalakte dokumentiert, kann sich im Ernstfall entlasten. Die Hinweispflicht nach § 45c AufenthG wird somit zu einem klassischen Compliance-Thema, bei dem organisatorische Sorgfalt entscheidend ist.

Präventive Wirkung durch klare Prozesse

Die Risiken, die mit einem Verstoß gegen § 45c AufenthG verbunden sind, lassen sich durch klare und einfache Prozesse weitgehend vermeiden. Unternehmen, die frühzeitig standardisierte Hinweise einführen und diese fest in ihre Einstellungs- und Onboarding-Abläufe integrieren, reduzieren nicht nur ihr Haftungsrisiko, sondern schaffen zugleich Rechtssicherheit im Umgang mit ausländischen Arbeitnehmern.

Gerade weil die gesetzlichen Anforderungen klar umrissen sind, ist eine präventive Umsetzung in der Praxis gut möglich. Wer sich frühzeitig vorbereitet, vermeidet unnötige rechtliche Auseinandersetzungen und stärkt zugleich die eigene Compliance-Struktur.

Wie können Arbeitgeber die Hinweispflicht nach § 45c AufenthG praktisch umsetzen?

Die Umsetzung erfordert weniger neue rechtliche Prüfungen als vielmehr eine klare organisatorische Einbindung in bestehende Personalprozesse. Unternehmen sollten bereits im Recruiting erkennen, ob es sich um die Einstellung eines Drittstaatsangehörigen aus dem Ausland handelt. In diesen Fällen muss der Hinweis verbindlicher Bestandteil des Einstellungs- und Onboarding-Ablaufs werden.

In der Praxis empfiehlt es sich, die entsprechenden Informationen zusammen mit weiteren verpflichtenden Informationen zu Beginn der Beschäftigung zu erteilen. So wird sichergestellt, dass die gesetzliche Vorgabe spätestens am ersten Arbeitstag erfüllt ist und nicht von anderen administrativen Aufgaben überlagert wird.

Standardisierte Hinweise in Textform sind eine rechtssichere Lösung

Da § 45c AufenthG ausdrücklich die Textform verlangt, sollten Arbeitgeber auf standardisierte Hinweisformulare setzen. Ein einheitliches Merkblatt, das die Arbeitnehmer:innen über die bestehenden Informations- und Beratungsangebote informiert und die erforderlichen Kontaktdaten enthält, ist in der Regel ausreichend. Wichtig ist, dass der Hinweis nachvollziehbar dokumentiert wird und dauerhaft in der Personalakte aufbewahrt wird.

Eine standardisierte Lösung reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern oder unvollständigen Hinweisen. Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Einstellungen aus dem Ausland schafft dies Rechtssicherheit und klare Abläufe.

Klare Zuständigkeiten und interne Schulungen sind entscheidend

Um die Hinweispflicht zuverlässig zu erfüllen, sollten Unternehmen klare interne Zuständigkeiten festlegen. In der Regel bietet sich eine Verankerung im Personalbereich an. HR Mitarbeiter sollten mit den Grundzügen der neuen gesetzlichen Pflicht vertraut sein und wissen, in welchen Fällen ein Hinweis zu erteilen ist.

Kurze interne Schulungen oder Leitfäden können dabei helfen, das notwendige Bewusstsein zu schaffen und Unsicherheiten im Umgang mit der neuen Regelung zu vermeiden. Das Ziel besteht nicht darin, aufenthaltsrechtliche Detailkenntnisse zu vermitteln, sondern die formalen Vorgaben sicher einzuhalten.

Anwaltliche Begleitung zur Absicherung der Prozesse

Gerade bei der erstmaligen Umsetzung von § 45c AufenthG kann eine anwaltliche Begleitung sinnvoll sein. Die Unterstützung durch einen auf das Aufenthaltsrecht spezialisierten Rechtsanwalt wie Björn Maibaum, Fachanwalt für Migrationsrecht, ermöglicht es Arbeitgebern, ihre bestehenden Recruiting- und Onboarding-Prozesse rechtssicher zu überprüfen und gezielt anzupassen. Dazu gehört insbesondere die Entwicklung passender Hinweisformulare, die rechtliche Einordnung atypischer Fallkonstellationen und die Abstimmung interner Zuständigkeiten.

Eine frühzeitige rechtliche Begleitung hilft, Umsetzungsfehler zu vermeiden und die Hinweispflicht dauerhaft in eine funktionierende Compliance-Struktur zu integrieren. Unternehmen profitieren dabei nicht nur von rechtlicher Sicherheit, sondern auch von klaren und praxistauglichen Abläufen im Umgang mit ausländischen Arbeitnehmern.

Fazit: Die wichtigsten Punkte zu § 45c AufenthG auf einen Blick

  • Neue gesetzliche Hinweispflicht ab 1. Januar 2026: Mit § 45c AufenthG führt der Gesetzgeber erstmals eine verbindliche Pflicht zur Information für Arbeitgeber ein, die Arbeitskräfte aus Drittstaaten aus dem Ausland anwerben. Der Hinweis muss laut dem neuen Gesetz spätestens am ersten Arbeitstag erfolgen und in Textform erteilt werden.
  • Arbeitgeber müssen informieren, nicht beraten: Die Pflicht beschränkt sich darauf, auf bestehende staatliche Informations- und Beratungsangebote im Arbeits- und Sozialrecht (z.B. Beendigung bzw. Kündigung von Arbeitsverhältnissen, Urlaubsansprüche, Arbeitslosengeld, etc.) hinzuweisen und die Kontaktdaten einer zuständigen Beratungsstelle mitzuteilen. Eine eigene rechtliche Beratung oder Prüfung durch den Arbeitgeber ist nicht erforderlich.
  • Betroffen sind nahezu alle Unternehmen mit Auslandsrekrutierung: Unabhängig von Unternehmensgröße, Branche oder Art des Arbeitsverhältnisses gilt die Hinweispflicht für alle Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland, die Drittstaatsangehörige aus dem Ausland beschäftigen. Ausgenommen sind lediglich bestimmte Fälle der grenzüberschreitenden Vermittlung durch etwa die Agentur für Arbeit.
  • Verstöße können rechtliche und wirtschaftliche Risiken auslösen: Auch wenn § 45c AufenthG keine eigenen Sanktionen regelt, kann ein Verstoß im Rahmen behördlicher Prüfungen relevant werden und zu Bußgeldern oder Haftungsrisiken führen. Besonders kritisch ist dabei eine fehlende oder unzureichende Dokumentation der Hinweispflicht.
  • Frühzeitige organisatorische Vorbereitung schafft Rechtssicherheit: Unternehmen sollten ihre Recruiting- und Onboarding-Prozesse rechtzeitig anpassen, standardisierte Informationen einführen und klare Zuständigkeiten festlegen. So lässt sich die Hinweispflicht effizient erfüllen und dauerhaft in eine funktionierende Compliance-Struktur integrieren.

Jetzt Hinweispflicht des Arbeitgebers rechtssicher vorbereiten

Die Einführung des § 45c AufenthG zeigt, dass das Aufenthaltsrecht zunehmend Teil unternehmerischer Verantwortung wird. Wer frühzeitig handelt, vermeidet rechtliche Risiken und schafft klare Strukturen im Umgang mit ausländischen Arbeitnehmern.

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Migrationsrecht Björn Maibaum unterstützt Arbeitgeber bei der rechtssicheren Umsetzung der neuen Hinweispflicht, der Gestaltung geeigneter Hinweisformulare und der Anpassung bestehender HR-Prozesse. Nehmen Sie gerne Kontakt auf und vereinbaren Sie einen Beratungstermin, um Ihr Unternehmen optimal auf die neuen gesetzlichen Anforderungen vorzubereiten.